Portaria 096/2021 - Diretrizes para o tratamento e proteção de dados pessoais pela Jucemg

Dispõe sobre as diretrizes para o tratamento e proteção de dados pessoais pela Junta Comercial do Estado de Minas Gerais. 

O Presidente da Junta Comercial do Estado de Minas Gerais (JUCEMG), no uso de suas atribuições que lhe confere o art. 29º, inciso XV, do Decreto nº 47.689 de 26 de julho de 2019, e em cumprimento à Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD) e ao Decreto nº 48.237, de 22 de julho de 2021,   

CONSIDERANDO a proteção dos dados pessoais promovida pela Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção   de   Dados Pessoais - LGPD) e respectivas alterações;  

CONSIDERANDO que o novo regime de tratamento de dados pessoais é aplicável a todas as pessoas jurídicas de direito público e privado;  

CONSIDERANDO que a Junta Comercial do Estado de Minas Gerais, no desempenho de sua atividade, é Controladora na acepção da Lei Geral de Proteção de Dados;  

CONSIDERANDO o compartilhamento dos dados com Órgãos e Pessoas Jurídicas, decorrente de previsões legais, regulamentares e instrumentos de convenio;  

RESOLVE: 

Título I - Da Proteção de Dados no Âmbito do Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins  

Art. 1º - A Junta Comercial do Estado de Minas Gerais deverá observar os objetivos, fundamentos e princípios previstos nos arts. 1º, 2º e 6º da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados) para o tratamento de dados e demais atos a ele inerentes, em consonância com as disposições da Lei nº 8.934/1994 que dispõe sobre o Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins e dá outras providências, e da Lei nº 11.598/2007 que estabelece diretrizes e procedimentos para a simplificação e integração do processo de registro e legalização de empresários e de pessoas jurídicas e cria a Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios - REDESIM.  

Art. 2º - O tratamento de dados destinado ao registro público de empresas mercantis e atividades afins será promovido de forma a atender, fundamentalmente, à finalidade da prestação do serviço, com vistas à persecução do interesse público, no que tange à publicidade e ao arquivamento dos atos em seus assentamentos, valendo-se de sua competência legal e atribuições consectárias, precipuamente, para armazenar, organizar e realizar registros em conformidade coma Lei, regulamentos e instruções normativas.  

Parágrafo Único: Consideram-se inerentes ao exercício do registro público de empresas mercantis e atividades afins, dentre outros: a) dar garantia, publicidade, autenticidade, segurança e eficácia aos atos jurídicos submetidos a registro na forma da Lei nº 8.934/1994; b) cadastrar as empresas nacionais e estrangeiras em funcionamento no País e manter atualizadas as informações pertinentes; c) proceder à matrícula dos agentes auxiliares do comércio, bem como a seu cancelamento e; os atos de comunicação e informação para órgãos públicos e para centrais de serviços eletrônicos compartilhados que decorrerem de previsão legal ou normativa.  

Art. 3º - O tratamento de dados destinados à prática dos atos inerentes ao exercício do registro público de empresas mercantis e ações da REDESIM, por configurarem cumprimento de obrigação legal, independe de expressa e específica autorização das pessoas físicas componentes das pessoas jurídicas submetidas a registro, nos termos do art. 7º da Lei Federal nº 13.709/2018.  

Título II - Das Orientações aos Servidores, Funcionários Terceirizados e Demais Colaboradores do Quadro da Autarquia.  

Art. 4º - As orientações de que trata esse título, abrangerão:  

 §1º - Informações acerca da adoção de medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a conferir graus de proteção e controle sobre os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou em desconformidade com a lei;  

§2 - A informação de que a responsabilidade dos operadores de dados e de qualquer outra pessoa que intervenha em uma das fases, abrangida pelo fluxo de dados pessoais, subsiste mesmo após o término do tratamento.  

Art. 5º - As orientações descritas no art. 4º desta Portaria serão exaradas mediante cursos, oficinas, conferências, seminários, treinamentos e eventos similares.  

Título III – Dos Controles Sobre o Tratamento de Dados  

Art. 6º - A Junta Comercial manterá um Encarregado de Dados, conforme disposições contidas no art. 41 da Lei 13.709/2018.  

Parágrafo Único: As comunicações afetas a tratamento de dados pessoais deverão ser encaminhadas diretamente ao Encarregado de Dados da Junta Comercial do Estado de Minas Gerais, para adequada tratativa.  

Art. 7º - A JUCEMG manterá:  

I - Sistema de controle do fluxo de dados, abrangendo, dentre outros, a coleta, utilização, acesso, transmissão, armazenamento e compartilhamento, até a restrição de acesso futuro.  

II - Política de Privacidade, atualizada e em termos claros e acessíveis.  

III - Canal de atendimento específico para informações, reclamações e sugestões relacionadas ao tratamento de dados pessoais.  

Art. 8º - Os sistemas de controle de fluxo de dados pessoais deverão oferecer proteção contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas que envolvam destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão de dados e possibilitar a extração de relatórios de impacto, previstos no arts. 32 e 38 da Lei nº 13.709/2018, sempre que necessário.  

Art. 9º - Os sistemas utilizados para o tratamento e armazenamento de dados pessoais deverão atender aos requisitos de segurança, aos padrões de boas práticas e de governança, bem como aos princípios previstos na Lei nº 13.709/2018 e demais normativos afetos à matéria.  

Art. 10 - Os incidentes de segurança com dados pessoais deverão ser imediatamente comunicados ao Encarregado de Dados, com esclarecimentos acerca da natureza do incidente e das medidas adotadas para apuração das suas causas e mitigação de novos incidentes, além de outras informações que o Encarregado de Dados entender necessárias, bem como, os eventuais impactos causados aos titulares dos dados.  

Título IV – Do Acesso aos Assentamentos da Junta Comercial do Estado de Minas Gerais e Interoperabilidade com o Poder Público  

Art. 11 - A JUCEMG manterá acesso aos assentamentos existentes em sua base, sem necessidade de prova de interesse, mediante pagamento de preço público, nos termos dos arts. 1ºe 29 da Lei 8.934/94, art. 89 do Decreto 1.800/96, art. 2º do Decreto Estadual 47.689/19 e Instrução de Serviço nº 01/2021.  

Art. 12 - O acesso aos dados poderá ocorrer mediante identificação do usuário e senha no Portal de Serviços, Sistema de Registro Mercantil, Application Programming (Interface e Aplicativo Mobile) ou por meio de requerimento próprio contendo a identificação do requerente.  

Art. 13. O fornecimento dos dados poderá ser precedido da assinatura de contrato, termo de convênio ou instrumento congênere.  

§1º Haverá a necessidade de elaboração de contrato quando não houver hipótese legal de isenção do preço público, nos termos do §1º do art. 55 da Lei 8.934/94, e o pagamento ocorrer após a prestação do serviço;  

§2º Nos casos em que houver lei prevendo isenção do preço público, para determinado órgão ou entidade, nos termos do §1º do art. 55 da Lei 8.934/94, será celebrado convênio para acesso ao banco de dados.  

§3º O serviço poderá ser prestado sem a celebração de contrato ou convênio quando o pagamento for prévio à prestação do serviço.  

Art. 14. Nas hipóteses em que houver autorização legal para compartilhamento de dados com órgãos e entidades do Poder Público, a Junta Comercial possibilitará o acesso ao banco de dados por meio interoperável, podendo exigir a identificação do agente público que acessará o dado e a finalidade pública para a qual o dado será utilizado.  

Título V - Do Direito À Retificação e Atualização de Dados Pessoais  

Art. 15 - A retificação e atualização de dados pessoais, no âmbito dos atos empresariais registrados e cadastrados, seguem as leis e normas aplicáveis ao registro público mercantil.  

Título VI - Temporalidade, Inutilização e Eliminação de Documentos  

Art. 16 - Os atos levados ao registro público de empresas mercantis e atividades afins não se sujeitam ao limite de temporalidade, sendo permanentes, devendo suas informações estarem disponíveis pelo tempo em que o direito esteja apto a ser exercido.   

§1º - A Comissão Permanente de Gestão da Informação e de Avaliação Documental – CPAD, regulamentada pelo Decreto Estadual nº 45.969/2012 e Portaria n° P/159/2019 JUCEMG, poderá estabelecer prazo para a retirada das vias excedentes dos usuários, na Sede ou Unidades Conveniadas, que, caso não seja feita, deverá promover a inutilização e eliminação destas, mediante publicidade estatuída em lei.  

§2º - O procedimento para a retirada de vias excedentes ou de inutilização e eliminação de documentos/informações deverão observar o disposto na Lei nº 13.709/2018 e demais normas específicas.  

Título VII – Das Vedações aos Servidores, Funcionários Terceirizados e Demais Colaboradores do Quadro da Autarquia e das Unidades Conveniadas  

Art. 17 - É vedado aos servidores, colaboradores, contratados da Autarquia ou a qualquer outra pessoa que tenha acesso/conhecimento aos dados pessoais tratados, em razão dos serviços realizados, sob qualquer forma, pessoalmente ou através de terceiros, transferir ou compartilhar com pessoas físicas ou jurídicas, os dados pessoais tratados no âmbito da JUCEMG, salvo mediante autorização legal ou normativa.  

Art. 18 - A inobservância do disposto nesta Portaria ensejará a abertura de processo de investigação preliminar e, em sendo o caso, instauração do competente processo administrativo disciplinar para as apurações devidas.  

Art. 19 - Os casos omissos, eventualmente, não previstos nessa Portaria, deverão ser submetidos à apreciação do Grupo Técnico LGPD JUCEMG, designado pela Portaria P nº 55/2020, para análise e manifestação.  

Art. 20 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura.  

Belo Horizonte, 26 de novembro de 2021. 

Bruno Selmi Dei Falci 

Presidente da Junta Comercial do Estado de Minas Gerais